Privatlivspolitik for Fladså Gymnastik

05082022

Fladså Gymnastiks dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person- oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Fladså Gymnastik er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Birgit Stange Jensen Adresse: Ageren 2, Mogenstrup,
4700 Næstved

CVR: 29980977

Telefonnr.: 23256598

Mail: formand.fg@gmail.com Website: Fladsaagymnastik.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   • Almindelige personoplysninger:
     • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Oplysninger om ledere og trænere:
   • Almindelige personoplysninger:
     • Kontaktoplysninger     som    adresse,    telefonnummer                                  og       e- mailadresse
     • Bankkontonummer
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
     • CPR-nummer
     • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-

teresseafvejningsreglen)

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
   • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
   • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
   • Administration af din relation til os

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
   • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
   • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kur- ser
   • Opfyldelse af lovkrav
   • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
   • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej- ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legiti- me) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herun- der i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktivite- ter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet el- ler situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin- delse med idrætsaktivitet⁷
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op- lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behand- les oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne til- fælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er be- skrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, ind- henter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til id- rætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- oplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig: